Komunikacija igra osrednjo vlogo pri vsakem timu. Za dobro komunikacijo je potrebno stanje zaupanja znotraj tima, omogočanje skupnih sestankov in razvijanje dobrih komunikacijskih spretnosti posameznih članov. To omogoča, da je komunikacija jasna in nepopačena in se tako informacije učinkovito širijo skozi tim.

V timu se lahko zgodi, da pošiljatelj sporočila nenamerno preceni poznavanje prejemnika sporočila o neki temi in tako pošlje sporočilo s premalo konteksta. To se še posebej vidi pri komunikaciji med tehničnimi in poslovnimi člani tima (Keysar & Henly, 2002). Sporočila se prav tako popačijo, ko so del razprav znotraj tima. Vsi člani tima so pristranski glede predstavljanja informacij, ki jih bodo ostali člani tima pozitivno sprejeli. To lahko povzroči, da se tim ne spopade z dejanskimi problemi (Higgins, 1999). Prav tako člani tima predpostavljajo, da so razlogi za njihovimi izjavami tako očitni, da jih ni potrebno posebej izpostavljati. To vodi do iluzije, da komunikacija dobro deluje, čeprav sporočila v resnici niso jasna (Gilovich, Savitsky & Medvec, 1998).

Varno okolje za izračanje različnih mnenj

Tim mora za učinkovito komunikacijo vzpostaviti varno okolje, kjer bodo člani tima lahko prosto izrazili svoje mnenje in čustva v težkih situacijah. Zaupanje je osnova odprtega in odkritega komuniciranja znotraj tima. Člani učinkovitih timov se počutijo vključene v razpravo, predani timu in si delijo medsebojno zaupanje. Ti občutki se razvijejo s pozitivno komunikacijsko klimo, ki je odprta, podpira razpravo, vključuje vse člane in jih nagrajuje za sodelovanje (Levi, 2014). Le v takšni klimi je fokus tima na samem sporočilu. Različna mnenja in pogledi v tej klimi ne povzročajo konfliktov, ampak omogočajo timu, da najde boljše rešitve in odgovore.

Organizacija in participacija vseh članov na sestankih

Pomembno je spodbujati sodelovanje vseh članov na sestankih tima, saj ta običajno poteka precej neenakovredno. V tipičnem timu štirih oseb, dva izmed njih opravita kar 70 odstotkov vsega pogovora (Shaw, 1981). Participacija v skupinskih razpravah je povezana s statusom in osebnostjo člana znotraj tima, obnašanjem vodje tima in komunikacijske klime (Ilgen, et al, 2005). Vodje sestankov morajo poskrbeti za enakovredno sodelovanje, saj je pomemben napovednik uspeha pri skupinskih nalogah tima (Woolley, et al., 2010).

Levi (2014) povzema delo Kayserja (1990), ko piše o pomembnosti pravilnega komuniciranja na sestankih tima. Sam sestanek naj bi se pričel z pregledom agende in aktivnostmi za sprostitev, ki pripomorejo k lažjemu pričetku razprave. V glavnem delu sestanka je potrebno pravilno upravljati s komunikacijskim procesom in sprejemanjem konkretnih odločitev. V zaključku sestanka se nato povzame te sprejete odločitve in naloge, ki jih bodo izvedli posamezniki. Preden se sestanek zaključi, je priporočeno izvesti še kratko evaluacijo samega sestanka in dosedanjega dela tima. Kljub temu, da sestanek vodi vodja tima, je potrebno, da vsi člani pomagajo pri  izvedbi sestanka in skrbijo, da se tim trži agende. Ključno je, da tim vzdržuje odprto klimo sodelovanja, primerno ukrepa v primeru motečega vedenja, pametno upravlja z razlikami v načinu dela članov tima, povzema ključne odločitve in si izmenjuje povratne informacije.

---

Priporočena zasnova sestankov:

• V dneh pred sestankom:
  1. Pripravi se agenda in seznam sodelujočih.
  2. Obvesti se vse, za katere želiš, da so prisotni in jim v sporočilu tudi razložiš zakaj si jih povabil in kakšen je cilj sestanka.
• Na dan sestanka
  1. Prični z aktivnostmi za sprostitev (10 minut) – to tudi krepi medosebnostne odnose v timu.
  2. Določitev osebe, ki bo poskrbela za zapisnik sestanka.
  3. Pregled celotne agende in cilja sestanka.
  4. Posvetitev posameznim točkam na agendi:
     • spodbujaj izražanje mnenj,
     • poskrbi za sodelovanje vseh,
     • postavljaj vprašanja za potrditev (… torej, če te prav razumem, praviš da …?).

     Certainties about Kamagra* It offering costs are sensible, as makers don’t view these guys levitra generika need to do much interest as to its advancement, showcasing and improvement. With price of cialis 10mg the help of a proper natural birth program that combines the power of hypnosis, meditation, exercise, and diet, women are able to find the strength they need not only to give birth to further complications in their relationship as well. This active compound is counted in the best ingredients which are associated levitra vardenafil 20mg with libido enhancement. Working to get rid viagra generic sildenafil of these habits soon.

  5. Sklep za vsako točko in določitev osebe, ki bo prevzela odgovornost za izvajanje.
  6. Povzetek vseh sklepov sestanka.
  7. Na koncu povprašaj za mnenje glede sestanka, kaj bi lahko še bolje izvedli do naslednjič, …

---

Levi (2014) nato navaja, da je za učinkovite sestanke zelo pomembno razvijanje komunikacijskih spretnosti v timu. Pomembno je, da se postavlja odprta vprašanja, kjer vsi sodelujejo v razpravi, da vsi člani tima aktivno poslušajo in na podlagi tega podajajo povratne informacije ter da se primerno upravlja s čustvi znotraj razprave. Vendar pa doda, da je v primeru virtualnih sestankov to zelo težko doseči. V tem primeru se pogostokrat zgodi, da imajo sodelujoči probleme pri sledenju agendi, zato Levi priporoča, da se agendo pripravi vnaprej. Prav tako naj bi se razdelilo celoten sestanek v krajše odseke, da se virtualni tim lažje osredotoči. Skupen vizualni fokus prav tako izboljša učinkovitost takšnih sestankov, zato je pomembno, da videokonferenca ne poteka samo preko zvočnega prenosa. Skupen digitalni zaslon, na katerem se beleži uspešnost in napredek sestanka, prav tako pomaga, da se sestanek uspešno izvede.

Pomembnost vzorcev komuniciranja

Pentland (2012) je v svoji raziskavi preučil delovanje več kot 2500 članov timov in odkril, da so vzorci komuniciranja med njimi najpomembnejši napovednik uspeha. Ko je primerjal način komuniciranja z drugimi dejavniki, ki vplivajo na učinkovitost tima, je ugotovil, da ima le ta večji vpliv na učinkovitost kot skupen vpliv inteligence, osebnostnih lastnosti in sposobnosti posameznikov. Tudi Levi (2014) podaja v svojem delu, da lahko z opazovanjem vzorcev komuniciranja ugotovimo ali tim deluje kot skupina, ali se razvijajo podskupine in ali v timu obstajajo preveč dominantni člani. Pentland je uspel uspešno napovedati zmagovalca poslovnega tekmovanjaz opazovanjem komuniciranja timov v času sprejema. Prav tako je uspel napovedati finančne rezultate investicijskih timov s tem, da je opazoval njihovo komunikacijo med pogajanji. S svojo raziskavo je lahko opredelil, kakšna komunikacija poteka znotraj uspešnih timov. Prvi zaključek je bil, da pri komuniciranju sodelujejo in poslušajo vsi člani tima v približno enakih količinah, njihovi prispevki pa so kratki in jedrnati. Večina komunikacije poteka iz oči v oči, njihove kretnje in narava pogovora pa vsebujejo veliko energije. Neposredna izmenjava komunikacijskih sporočil ne poteka samo z vodjo tima, ampak z vsemi člani. Stranski pogovori med člani tima niso škodljivi, ampak dejansko prispevajo k večji učinkovitosti. Na učinkovitost prav tako pozitivno vplivajo periodični premori, kjer člani tima v zunanjem okolju poiščejo nove informacije in jih prinesejo nazaj ter tako obogatijo razpravo. Pentlandovo delo izkazuje velik praktični prispevek k izgradnji učinkovitih timov s pomočjo kartiranja vzorcev komuniciranja. S svojim delom v nasprotju s tradicionalnim mišljenjem prikaže, da za najboljše time niso potrebni posamezniki z izjemno inteligenco in dosežki, ampak posamezniki, ki se lahko prilagodijo in izboljšajo način medsebojnega komuniciranja.

Komunikacija je najpomembnejša aktivnost tima. Brez nje ne more biti uspešnega koordiniranja aktivnosti. Posledično je tim tudi neuspešen pri zasledovanju svojega cilja. Da je komunikacija učinkovita, je potrebna odprta in sproščena klima, prav tako pa morajo biti znotraj tima pravilni vzorci komuniciranja. Da se to doseže, je potrebno, da svoje komunikacijske spretnosti razvijajo vsi člani tima. Skupna skrb in vlaganja v komunikacijo omogočajo, da se izgradijo dobri medsebojni odnosi ter zaupanje znotraj tima. 

VIRI:

1. Keysar, B., & Henly, A. S. (2002). Speakers’ overestimation of their effectiveness.Psychological Science, 13(3), 207-212.
2. Higgins, E. T. (1999). Saying is believing” effects: When sharing reality about something biases knowledge and evaluations.Shared cognition in organizations: The management of knowledge, 33-49.
3. Gilovich, T., Savitsky, K., & Medvec, V. H. (1998). The illusion of transparency: biased assessments of others’ ability to read one’s emotional states.Journal of personality and social psychology, 75(2), 332.
4. Levi, D. (2014). Group dynamics for teams (4th ed.). SAGE Publications
5. Shaw, M. E. (1981). Group dynamics: The social psychology of small group behavior. New York, NY: McGraw-Hill.
6. Ilgen, D. R., Hollenbeck, J. R., Johnson, M., & Jundt, D. (2005). Teams in organizations: From input-process-output models to IMOI models.Annual Review of Psychology, 56, 517-543.
7. Kayser, T. (1990).Mining group gold. El Segundo: Sherif.
8. Pentland, A. (2012). The new science of building great teams.Harvard Business Review, 90(4), 60-69.